حسين امامي رودسري
مقدمه: فن‌آوري نوين،‌ در عرصه‌ ارتباطات انساني تحولاتي عظيم به وجود آورده است؛ تا آنجا كه به جرأت مي‌توان گفت بيشترين تحولات و پويايي را فن‌آوري نوين در بخش ارتباطات پديدار ساخته است تا عرصه‌هاي ديگر دانش بشري.
روابط عمومي‌ها نقشي مهم و كليدي در برخورد با مخاطبان يك سازمان دارند و به دليل حجم بالاي ارتباطات آن با قشر زيادي از مخاطباني كه روزانه به آن‌ها مراجعه مي‌كنند و درخواست اطلاعات دارند، مي‌توانند راه‌حل‌هاي مطلوبي را در اختيار مديران سازمان و حتي وب‌مسترهاي سايت‌هاي اينترنتي سازمان بگذارند. بر اين اساس، آشنايي با روابط عمومي الكترونيك نه يك انتخاب كه يك ضرورت است.
روابط عمومي الكترونيك چيست؟
روزگار حاضر را مي‌توان دوران حرف e دانست. تنها كافي است كه يك پيشوند e به اول هر چيزي بياوريد تا نام آخرين تحولات در هر زمينه را به دست آوريد.
تجارت الكترونيك، بانكداري الكترونيك، شهر الكترونيك، پرسشنامه‌ي الكترونيك، موسيقي الكترونيك، دفتر الكترونيك، مجله‌ الكترونيك، پست الكترونيك، نشر الكترونيك، اعتبار مالي الكترونيك و... نهايتاً روابط عمومي الكترونيك و دولت الكترونيك از پديده‌هايي است كه بحث روز خدمات نوين ارتباطي در جهان است.
اكنون مراجعه به پايگاه‌هاي اينترنتي در كشورهاي صنعتي و پيشرفته، جاي مراجعه به تمام سازمان‌ها و ادارات را تا حد قابل توجهي گرفته است و همه خدمات دولتي از صدور شناسنامه و گذرنامه تا ثبت شركت‌ها، اخذ مجوز شغلي يا اخذ مدارك قضايي و... همگي توسط اين پايگاه‌ها انجام خواهد شد.
اگر بخواهيم تعريفي از روابط عمومي الكترونيك داشته باشيم بايد بگوييم كه: “روابط عمومي الكترونيك نحوه به كارگيري فن‌آوري‌هاي جديد ارتباطي و شيوه‌هاي نوين اطلاع‌رساني براي ارايه خدمات منطبق بر خواسته‌هاي مخاطبان به طور لحظه‌اي (Online) به منظور تحقق اهداف روابط عمومي است”.
نقش روابط عمومي‌هاي الكترونيك
شايد بتوان گفت روابط عمومي الكترونيك لازمه و پيش‌فرض «دولت الكترونيك» است. «دولت الكترونيك» اصطلاحي است كه به ارايه خدمات دولتي از طريق اينترنت و با استفاده از ابزارهاي رايانه‌اي اطلاق مي‌شود.
غايت اين بحث (راه‌اندازي روابط عمومي الكترونيك در ايران) رسيدن به روزي است كه بتوان تمام خدمات دولتي و حتي خصوصي را به راحتي و حتي بدون نياز مراجعه به پايگاه‌هاي مختلف، تنها با اتصال به يك پايگاه واحد انجام داد.
فرض كنيد بسياري از سازمان‌هاي رسمي كشور، داراي ساختمان‌هاي متعددي است و شما براي انجام كارتان نياز داريد به ساختمان‌ها يا آدرس‌هاي متفاوتي مراجعه كنيد. چه مداركي لازم است با خود همراه ببريد؟ كجا بايد رفت؟ چند قطعه عكس؟ چند فتوكپي از تمام صفحات شناسنامه؟ گواهي از كدام و يا چند مركز دولتي؟ اين‌ها اطلاعاتي است كه اصولاً روابط عمومي‌هاي سازمان بايد آن‌ها را تهيه كرده و در قالب بروشوري به مراجعه‌كنندگان بدهند و يا در اختيار متصديان مربوط بگذارند. اما شكل جديد روابط عمومي با توجه به خدماتي كه ارايه مي‌دهد و نيازهايي كه مخاطبان با آن روبه‌رو هستند، مي‌توان براي گسترش فعاليت‌هاي خود و كاهش ترافيك كاري به كاربران كه از طريق اينترنت به آن‌ها متصل مي‌شوند، پيشنهاد استفاده از اطلاعات درج شده در سايت را بدهد. درج كامل قوانين و مقررات، مدارك مورد نياز، آشنا كردن كاربرها با بخش‌هاي مختلف سازمان و... مي‌تواند از موارد و اطلاعاتي باشد كه روابط عمومي‌ها در اختيار وب‌مستر طراحي سايت سازمان قرار مي‌دهند.
اما نكته حايز اهميت اين است كه شايد مخاطبان شما زباني غير از زبان فارسي داشته باشند و زبان اصلي آن‌ها انگليسي، فرانسه يا عربي باشد. از اين رو لازم است نسخه‌اي از سايت به زبان يا زبان‌هايي كه آمار مخاطبان بالايي در تماس با روابط عمومي يا ساير بخش‌ها (امور بين‌الملل و...) دارند در سايت قرار گيرد.
كارگزاران روابط عمومي، بايد اطلاعاتي را كه مورد نياز كاربران است، بر اساس دسته‌بندي‌هايي كه انجام مي‌دهند با توجه به اهميت موضوع در صفحات سايت تقسيم‌بندي كنند و از طراح سايت بخواهند كه كدام بخش اطلاعات در صفحه‌ اول وب (Page Home) قرار بگيرد و بقيه در ديگر صفحات.به عبارتي انتقال تجارب روابط‌ عمومي به مديران سايت در ارايه سايت بهينه و كارا، براساس پيشنهادهاي كارگزاران اين بخش مي‌تواند كارگشا و مثمرثمر واقع شود.
البته در بعضي از سازمان‌ها، وب‌سايت در اختيار روابط عمومي است ولي اگر اجراي اين بخش در اختيار ساير ادارات چون (انفورماتيك، رايانه، اتوماسيون اداري و...) باشد، بهتر است هدايت آن و موارد قابل ذكر مستقيماً توسط روابط عمومي‌ها ارايه شود. چرا كه تا حدودي شخصيت يك سازمان با روابط‌ عمومي آن در فضاهاي مجازي، رابطه‌ي مستقيم دارد.
ادامه دارد